7 vinkkiä onnistuneeseen perehdyttämiseen etänä

Onko yrityksessäsi aloittamassa uusi työntekijä kesän tai alkusyksyn aikana? Perehdytys on viimeisen vuoden aikana monissa yrityksissä tapahtunut poikkeavalla tavalla suurimmalle osalle uusista työntekijöistä, sillä koronasta johtuen perehdytys on useimmiten toteutettu ainakin osittain etänä. Toisaalta pandemia on avannut uusia mahdollisuuksia töiden hoitamisesta kokonaan toiselta paikkakunnalta käsin, joten palatessamme muuten normaaliin, etäperehdytys on luultavasti tullut jäädäkseen. Kun uutta työtekijää ei pääsekään tapaamaan päivittäin kasvokkain, tämä totta kai luo joitain haasteita. Miten toivotat uuden kollegan tervetulleeksi, kun tapaaminen tapahtuukin tietokoneen ruudun välityksellä? Miten tiedät, että uusi työntekijä pääsee alkuun ja sisään työtehtäviinsä ja kokee sitoutumista uuteen työnantajaan, kun kaikki tapahtuu etänä?

Maailman johtavana HR-alan yrityksenä Adeccolla on vuosikymmenten kokemus ja ymmärrys perehdyttämisen tärkeydestä. Tiedämme, miten tärkeää on investoida hyvään perehdytykseen, jotta uudet kollegat viihtyvät työssään, mukautuvat nopeasti uuteen rooliinsa ja saavuttavat asetettuja tavoitteita. Hyvin suunniteltu uusien työntekijöiden aloitusrutiini lisää mahdollisuuksia siihen, että uudet kollegat kokevat saaneensa hyvän perehdytyksen. Lue Adeccon vinkit onnistuaksesi perehdyttämiseen etänä!

1. Valmistaudu ensimmäiseen päivään

Samoin kuin uusi työntekijä saisi oman työtilan toimistolla, on tärkeää varmistaa, että kotonaan uutta työtä aloittavalla kollegalla on ensimmäistä päivää aloittaessaan kaikki se varustus mitä hän tarvitsee pystyäkseen tekemään yrityksellenne töitä. Tämän varmistaminen hyvissä ajoissa antaa uudelle työntekijälle aikaa rauhassa asetella ja järjestellä kotitoimistonsa sen sijaan, että ensimmäinen päivä kuluu tekniikkaan paneutumalla. Varmista myös, että uudella työntekijällänne on pääsy kaikkiin tarpeellisiin alustoihin, kansioihin ja ohjelmistoihin jo ennen ensimmäistä työpäivää. Tärkeää on varmistaa pääsy myös käytössänne olevaan virtuaaliseen kokoustyökaluun, ja että kaikki tarvittavat kirjautumis- ja salasanat ovat tilattuna. 
Tietokoneen, kännykän ja muiden teknisten tarvikkeiden mukana on mukava ele lähettää myös ”Tervetuloa tiimiin”-toivotukset. Lisää mukaan muutama yrityksesi logolla brändätty tavara, kuten kyniä, vihkoja tai kahvimuki ja vesipullo. Näin varmistat pienellä ja yksinkertaisella asialla, että uusi työntekijä tuntee itsensä tervetulleeksi ja osaksi yritystä. 

2. Nimeä mentori

Uudella työntekijällä on usein monia kysymyksiä. Kun emme työskentele samassa paikassa, mahdollisuus spontaaneihin kysymyksiin häviää. Valitse ja nimeä henkilö uuden työntekijän tiimistä, jonka puoleen hän voi kääntyä kysymysten kanssa. Perehdytys vie aina myös perehdyttäjän työaikaa ja etätyössä uusi työntekijä jää helpommin ”oman onnensa nojaan”, jos perehdyttämiselle ei ole annettu kunnolla aikaa. Korosta siis prosessin tärkeyttä tiimissäsi ja pyri rauhoittamaan mentorin työkalenterista uuden kollegan aloitusviikolle runsaasti aikaa etäyhteyksin tapahtuvaan kokoustamiseen.

3. Tutustuta tiimiin

Uuden työntekijän ensimmäisenä päivänä olisitte hyvin todennäköisesti kiertäneet ympäri toimistoa tutustumassa kollegoihin, syöneet ehkä yhdessä aamupalaa tai muuten järjestäneet epävirallisen aloituspalaverin tiimiin kesken. Tiimiin tutustuminen onnistuu toki hyvin myös etänä – sovi ensimmäiseen aamuun videotapaaminen, jossa kaikki tiimiläiset saavat esittäytyä ja kertoa hieman rooleistaan ja historiastaan yrityksessä. Koska virtuaalipalaverit voivat olla välillä tunnelmaltaan jäykkiä, voit miettiä etukäteen jo jäänrikkojan, esim. lyhyt kierros tiimin vapaa-ajan harrastuksista tai mielenkiinnon kohteista, voi toimia mukavana rentouttajana. Tämän jälkeen esimerkiksi kerran viikossa järjestetyt vapaamuotoiset virtuaalikahvihetket antavat hyvän väylän tutustumiseen myös etänä.

4. Suunnittele selkeä aikataulu, muistilista ja ensimmäisten viikkojen tavoitteet

Perehdyttämisessä etänä korostuu järjestelmällisyyden tärkeys. Ota perehdytyssuunnitelmanne esiin ja käy läpi, miten sen eri osiot voitaisiin hoitaa etäyhteyksin. Varaa uudelle kollegalle videotapaamisia kaikkien tiiminjäsenienne kassa sekä eri osastojen, kuten HR:n tai markkinoinnin sekä yritysjohdon edustajien kanssa varmistaaksesi mahdollisimman hyvän yleistietämyksen yrityksesi eri liiketoiminta-alueiden toiminnoista. Jos yrityksessäsi aloittaa useampi uusi kollega samoihin aikoihin, hyvä idea on järjestää yhteinen perehdytyspäivä, jolloin juuri aloittaneet työntekijät pääsevät myös tutustumaan toisiinsa. Ensimmäisten viikkojen ajan työtehtävien on hyvä olla jo valmiiksi priorisoituja ja helposti hallittavia kokonaisuuksia, joihin on saatavilla selkeät ohjeet. Työnkuvaan ja yritykseen tutustumista edistää päivä -tai viikkotasolla asetetut tavoitteet. 

5. Perehdytä myös yrityskulttuuriin

Menestyvillä yrityksillä on yleensä yksi asia yhteistä, nimittäin vahva yrityskulttuuri. Yrityskulttuurista onkin yhtä tärkeää puhua kuin muista työhön liittyvistä asioista, sillä etätyössä yrityskulttuuriin on vaikeampi tutustua, ainakaan yhtä nopeasti kuin toimistoympäristössä. Vahva yrityskulttuuri sitouttaa kollegoita yritykseen ja edistää yhteistä tavoitetta kohti työskentelyä. Keskity siis etätapaamisessa esittelemään ja keskustelemaan yrityksenne kulttuurista, toimintatavoista sekä arvoista. 

6. Pidä yhteyttä säännöllisesti

Yksi avain hyvään perehdyttämiseen etänä on säännöllinen yhteydenpito. Soita ja tarkista uuden työntekijän kuulumisia usein. Kysy mitä hänelle kuuluu ja rohkaise kertomaan, jos jokin uudessa roolissa tuntuu epäselvältä. Kerro, että sitä, tai nimetty mentori vastaa mielellään kaikkiin kysymyksiin ja tähtää viestinnälläsi siihen, että uusi työntekijä tuntee olonsa tervetulleeksi, turvalliseksi, mukavaksi ja osaksi tiimiä. 

7. Pyydä rehellistä palautetta

Jos etäperehdytys on vielä yrityksissänne uutta, on tärkeää kysyä palautetta uusilta työntekijöiltä. Kokeeko uusi kolleganne, että asiat ovat hoituneet hyvin vai onko asioita mitä voisi parantaa tai tehdä tehokkaammin? Palaute on mittaamattoman arvokasta tietoa, jota voitte käyttää kehittyäksenne vielä paremmaksi etäperehdytyksessä.